Whistleblowing

Il Gruppo Monrif mette a disposizione, per ciascuna società del Gruppo, i canali identificati di seguito a disposizione di coloro che intendono effettuare, in buona fede, una segnalazione di comportamenti o eventi che possono configurarsi come violazioni di leggi o regolamenti (nazionali o dell’Unione Europea), o di procedure aziendali o comunque non compatibili con un comportamento eticamente corretto. Le segnalazioni devono essere fatte a tutela dell’interesse pubblico e dell’integrità delle società.

CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE

La segnalazione deve possedere i seguenti elementi essenziali:

• Oggetto: una descrizione precisa e circostanziata dei fatti e delle condotte che si ritiene integrino una violazione, con l’indicazione – se conosciuti - di tutti gli elementi di fatto e delle circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti segnalati;
• Soggetto Segnalato e altri soggetti coinvolti: qualsiasi elemento (es. generalità, funzione/ruolo aziendale ecc.) idoneo a consentire un’agevole identificazione del/i presunto/i autore/i della condotta illecita oggetto di segnalazione.

Il Segnalante dovrà inoltre indicare i seguenti ulteriori elementi:

• generalità e tipologia di Segnalante (es. dipendente, collaboratore, agente, consulente ecc.), salvo che la segnalazione sia anonima;
• eventuali ulteriori persone che possono riferire circostanze utili sui fatti segnalati;
• eventuali documenti idonei a supportare la fondatezza dei fatti segnalati e a meglio circostanziare la segnalazione;
• ogni altra informazione che possa agevolare la raccolta di evidenze su quanto segnalato.

Qualora il Segnalante venisse a conoscenza, nel corso dell’istruttoria, di ulteriori informazioni relative ai fatti segnalati, questi potrà integrare le informazioni fornite anche dopo l’invio della segnalazione. La carenza di uno o più dei sopracitati contenuti minimi obbligatori può rappresentare causa di archiviazione della segnalazione. Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti segnalati anche ai fini della tutela del Segnalante e del Segnalato.

GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Il compito di ricevere le segnalazioni è affidato ad un Gestore delle segnalazioni della Società.

L’attribuzione al Gestore delle segnalazioni del compito di esaminare e valutare le segnalazioni garantisce che le stesse siano ricevute, esaminate e valutate almeno da un soggetto autonomo e indipendente, non gerarchicamente o funzionalmente subordinato né alla Società né al soggetto segnalato. Ciò anche qualora fossero segnalati, ovvero si ravvisassero nel corso delle verifiche e degli approfondimenti, elementi di interesse ai sensi del D.Lgs. 231/01.

Al Segnalante, entro 7 giorni dalla data di invio della segnalazione, sarà trasmesso un avviso di presa in carico. Seguirà poi un’ulteriore comunicazione al termine delle indagini sull'evento segnalato entro 3 mesi.

Il Gestore delle segnalazioni assicura il monitoraggio del processo di gestione della segnalazione in tutte le sue fasi.

TUTELA DEL SEGNALANTE

Nessuna ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, può derivare in capo a chi abbia in buona fede effettuato una segnalazione. Inoltre, sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del Segnalante.

Sono previste sanzioni nei confronti del Segnalante, ove possibile, nel caso di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il Segnalato o soggetti interessati dalla segnalazione. La Società potrà inoltre intraprendere le opportune iniziative anche in sede giuridica.

Non sono consentite segnalazioni che siano:

• contraddistinte da manifesta mancanza di interesse alla tutela dell’integrità della Società ovvero dirette alla esclusiva tutela di interessi individuali (es. mere rivendicazioni contro colleghi, superiori gerarchici, ecc.);
• inviate per finalità palesemente emulative (es. segnalazione fatte in mala fede, o allo scopo di nuocere o arrecare molestia al Segnalato);
• recanti notizie prive di fondamento o riportanti mere “voci di corridoio” (informazioni prive di elementi probatori a supporto).

Tali segnalazioni non rientrano nell’ambito delle segnalazioni ammesse e saranno archiviate all’esito delle opportune verifiche.

Nei casi sopra specificati, la Società si riserva la facoltà di intraprendere le azioni ritenute più opportune a tutela dei propri interessi e di quelli del Segnalato per eventuali responsabilità della persona Segnalante.

TUTELA DEL SEGNALATO

La segnalazione non è sufficiente ad avviare alcun procedimento disciplinare verso il Segnalato.

Qualora, a seguito di concreti riscontri acquisiti a riguardo della segnalazione, si decida di procedere con l’attività istruttoria, si potrà contattare il Segnalato al quale verrà garantito il diritto di fornire ogni eventuale necessario chiarimento.

TUTELA DELLA PRIVACY

Tutte le segnalazioni sono strettamente riservate. Gli eventuali dati personali contenuti nella segnalazione verranno trattati nel rispetto delle norme per la protezione dei dati personali e della Policy GDPR adottata dalla Società.

Per maggiori informazioni consulta la sezione “Informativa Privacy”.

MODALITA’ DI TRASMISSIONE DELLA SEGNALAZIONE

La Società ha attivato un canale di segnalazione interno secondo quanto previsto dall’art. 4 del D.Lgs. 24/2023, che garantisce la riservatezza del Segnalante, del Segnalato, delle persone menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e degli eventuali documenti allegati.

Le segnalazioni possono essere inviate in forma scritta tramite:

• Canale informatico (canale preferenziale) inserire whatsapp e numero di telefono, accessibile anche per le segnalazioni in forma orale.

• Posta cartacea riservata da inviare in busta sigillata con raccomandata a/r al Gestore delle segnalazioni all’indirizzo Via Enrico Mattei 106 – 40138 Bologna c/o alla cortese attenzione del Gestore delle segnalazioni. Nella busta occorrerà indicare che si tratta di segnalazione Whistleblowing.

In caso di segnalazione cartacea il Segnalante è invitato a inserire la segnalazione in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura "Segnalazione WHISTLEBLOWING".

Entrambi i canali di segnalazione possono essere utilizzati per le segnalazioni fornite in forma anonima.

I canali di cui si è dotata la Società tutelano la riservatezza del Segnalante, garantendo l’impossibilità di accedere all’identità del Segnalante stesso e di terzi nonché al contenuto della segnalazione da parte di soggetti che non siano stati formalmente autorizzati a gestire le segnalazioni.

Prima di inviare una segnalazione siete invitati a leggere l’Informativa Privacy:

E la procedura Whistleblowing del Gruppo Monrif: